Workflow para advogados: entenda essa revolução em seus processos

Advogados, tradicionalmente, são aqueles profissionais que estão sempre realizando atos, digamos, “jurídicos”, como audiências e petições. Isso, para o advogado, é a essência de sua profissão, é o que significa realmente a advocacia.

Ora, essa alegação é perfeitamente verdadeira, não? Mas essa é uma visão bastante idealizada da profissão. O pior é que muitos advogados se vêem desse modo. Trata-se de uma situação bastante comum, e provém do treinamento que o advogado tem, desde a faculdade. Advogar é somente realizar aqueles atos que os advogados podem realizar com exclusividade, por determinação legal, os tais atos privativos de advogado, como definidos no Estatuto da Advocacia.

Claro, também se reconhecem os advogados quando realizam o atendimento a clientes, ou quando debatem e negociam com colegas ou terceiros os interesses e direitos de seus clientes.

Essas são, grosso modo, as atividades-fim da advocacia, aquelas que são as únicas nas quais os advogados se sentem “advogando”.

Como consequência, os advogados não têm muitas preocupações com a organização de suas tarefas. Isso é um fato bastante conhecido, folclórico até.

Advogados não são conhecidos como profissionais organizados, metódicos, frios. São inflamados, falantes, prolixos, até. São identificados — e gostam de se identificar — mais como profissionais de inspiração e criatividade do que propriamente de método e repetição.

Essa organização, muitas vezes, é relegada a um plano secundário,como se fosse uma atividade menor, menos importante.

Mas não é.

Há duas razões para isso.

A primeira razão diz respeito à própria atividade da advocacia. A advocacia é uma atividade que sempre, inevitavelmente, tem método e uma sequência ordenada de atos.

Tudo na aplicação do Direito é procedimento. Mesmo atos que alguns considerem como isolados, como uma audiência, não começam quando as partes são apregoadas.

Salvo emergências, uma audiência é preparada, conhece-se os autos, o conteúdo do processo, preparam-se as perguntas, obtêm-se informações relevantes do cliente. Tudo é um procedimento.

Portanto, estruturalmente a advocacia sempre se constitui em um procedimento, uma sequência de atos. Mesmo petições simples, daquelas que não demandam pesquisa, precisam ser antecedidas de conhecimento da situação dos autos e de uma organização cuidadosa de ideias.

Isso vale tanto para advogados, como para departamentos jurídicos.

Escritórios de advocacia têm suas peculiaridades, voltadas normalmente para as atividades “puras” de advocacia, e portanto sua organização está voltada para a prestação dessas atividades-fim — representação processual imediata, redação e acompanhamento de contratos, consultoria, pareceres. Seus processos são voltados para a produção de conteúdos jurídicos, principalmente, e são contratados pelos clientes, muitas vezes departamentos jurídicos de empresas.

Têm, portanto, como pontos importantes para suas atividades, a transparência e a imediatidade da comunicação com o cliente.

Já os departamentos jurídicos são escritórios internos da empresa, com foco na gestão das atividades, riscos e fluxos jurídicos de uma determinada empresa ou de um grupo de empresas. Diferentemente de um escritório de advocacia, o departamento jurídico é um setor da empresa voltado para o apoio à atividade-fim daquela empresa, e não os serviços jurídicos como atividade-fim. Cuida, portanto, de controle e de administração de riscos da empresa, em todos os setores.

Têm os departamentos jurídicos, portanto, prioridades como a gestão da informação e o controle e influência na execução dos processos legais dos demais departamentos da empresa.

Mas escritórios de advocacia e departamentos jurídicos têm, ambos, a necessidade de organização, eficiência, economicidade, e controle de qualidade de toda a atividade.

Para a combinação dos pontos específicos de cada atividade, com aqueles pontos comuns, os processos de trabalho são diferentes.

Para um escritório ou departamento jurídico, haverá um processo de trabalho, com a delimitação do papel cada participante da equipe, com atribuição, alcance e controle definidos, devidamente vinculado a outros participantes, horizontalmente ou verticalmente.

E mesmo dentro da categoria de escritório ou departamento jurídico, haverá diferenças significativas, em função da especialidade, ou política da empresa.

Este processo de trabalho é que, documentado e disposto como uma norma de trabalho, se denomina workflow.

É um conjunto de regras de evolução e controle das ações e informações processuais dentro de escritório ou departamento jurídico de uma empresa, permitindo que estas possam progredir em direção ao resultado final, sendo neste progresso, transmitidas de uma pessoa para outra, de acordo com um conjunto de regras de procedimento.

Para tanto, é necessário identificar as várias atividades do processo, procedimentos e controle de dados associados para gerenciar o workflow.

Devem também ser definidas os pontos de decisão, os requisitos e responsáveis por esta decisão, bem como, evidentemente, as opções e possibilidades de consequências decorrentes dessa decisão.

Um workflow normalmente tem então, uma dimensão horizontal, que deve ser de progressão (sequência cronológica ou de requisitos da atividade) que deve abranger todas as áreas do escritório ou departamento jurídico participantes do processo, o que melhora a comunicação, padroniza procedimentos, entre outros benefícios.

Também tem uma dimensão vertical, no sentido de que estabelece medidas de controle e de monitoramento de qualidade, que podem fixar-se especificamente sobre fases críticas do processo.

O workflow bem definido também permite que cada atividade possa ser rastreada de documentada, identificando onde determinado procedimento está parado, ou onde a decisão equivocada foi tomada, por quem, e por quais motivos.

Essa rastreabilidade permite o aperfeiçoamento constante e a detecção de dados relevantes de estratégica do negócio (B.I., ou Business Intelligence), com métricas precisas e possibilidade de aferimento de melhorias ou de sua ineficácia.

O workflow é, então, um sistema que tem a finalidade de minimizar os riscos, as ineficiências e os naturais problemas de gestão da coordenação do trabalho conjunto.

Como todas as atividades são identificadas e separadas em unidades que têm um valor e uma importância específicas no processo, elas podem ser planejadas e controladas para implementar as melhores soluções que a experiência do advogado em um escritório, ou do advogado gestor de um departamento jurídico, escolheram para implantar nos casos de seus clientes, ou da empresa em que se insere o departamento.

Além disso, a padronização do procedimento gera como consequência uma maior precisão e rapidez na comunicação entre pessoas, equipes em um escritório, ou outros departamentos da empresa.

O incremento de eficiência decorrente dessa comunicação mais precisa é evidente, e ocorre de modo sensível em qualquer fluxo, quando passa a ser organizado.

O trabalho se torna mais eficiente, e o fluxo de trabalho do escritório ou departamento jurídico será mais eficiente.

O workflow também identifica metricamente os gargalos em todo o processo, o que permite o investimento correto e preciso nestes gargalos, com economia de recursos e precisão na aferição dos resultados das soluções para estes gargalos e ineficiências estruturais identificadas.

Isso inevitavelmente gera uma redução de custos para o escritório ou departamento.

Finalmente, a uniformização das tarefas, sua identificação dentro de um fluxo predeterminado e sua delimitação de conteúdo permitem a integração, diálogo e interação de várias pessoas em um mesmo processo, documentos ou processo de tomada de decisão.

Vários advogados podem trabalhar em um mesmo caso com o mesmo nível de informação, e o workflow permite também a interação entre advogado e outros departamentos da empresa, ou integração com paralegais ou terceiros.

Um processo judicial ou administrativo é sempre um workflow. Trata-se de um workflow de altíssima complexidade, ao qual o escritório deve adaptar-se.

Em processos repetidos, ou seja, quando o escritório ou defende certo tipo de causa específico, ou o departamento jurídico gerencia situações típicas da empresa, um workflow bem desenhado no escritório garante mais eficiência nesta adaptação, com aprofundamento e especialização das tarefas de cada participante do processo.

Assim, há quem se especialize em contestações e suas variações, ou em provas, ou em recursos e as posições dos Tribunais.

A reunião dessas especialidades, em clusters ou grupos, permite traçar estratégias globais e medir suas eficácias em cada uma das etapas. Como cada participante no workflow tem uma função pré-definida, agrega um conhecimento específico que pode ser somado ou comparado ao conhecimento de um outro participante que tem conhecimento correlato, permitindo-se a produção de decisões estratégicas precisas.

Enquanto workflows de departamentos jurídicos tendem a ser mais rígidos, os workflows de escritórios de advocacia normalmente têm uma característica bastante interessante, que é o de que as regras de procedimentos podem ser modificadas ou criadas durante a operação do processo.

Esses últimos são denominados workflows ad hoc, o que permite adaptar modificações pontuais em cada caso, baseadas nas peculiaridades imprevistas decorrente da variabilidade das regras processuais e das imprevisibilidades próprias da atividade processual.

Já os departamentos jurídicos tendem a organizar-se em torno de workflows mas rígidos, denominados Workflow de Produção (Production Workflow), ou os denominados workflows administrativos, que é um sequenciamento de atividades estruturadas com menor rigidez, mas ainda assim repetitivas, previsíveis e com relativamente poucas instâncias de escolha e decisão.

Todas essas formas de workflow podem ser mapeados e estrategicamente desenhados, com decisão das instâncias de decisão e seus limites, com a implementação de sistemas lógicos de automatização do fluxo, de documentação e de tomada de decisão totalmente digitais.

São os robôs-assistentes de advogado, como o ELI, da TIKAL TECH, que pode ser programado para a totalidade das tarefas, oferecendo opções de automação de documentos, tomada de decisão com base em Inteligência Artificial, progressão automática de fluxo, monitoramento de tribunais, distribuição de tarefas e outras variações que permitem a formatação de um fluxo completamente adaptado a cada escritório ou departamento jurídico.

Se considerarmos que sempre existe um procedimento, um workflow é necessário, e sua formatação correta e automação são soluções para a eficiência e qualidade do trabalho do escritório ou departamento. É a tecnologia organizando e melhorando aquilo que já se fazia de forma desordenada.