5 tarefas que um sistema de automação de escritório pode fazer

Falamos recentemente sobre automação, inteligência artificial e fizemos um comparativo entre as duas tecnologias e como elas podem beneficiar escritórios de advocacia, profissionais do direito e advogados. Agora vamos listar alguns exemplos de tarefas que um sistema de automação de escritório pode fazer por você no seu dia a dia de trabalho.

Mas antes de prosseguir, lembre-se:

  • Automação é tornar um processo automático.
  • A automação não vai substituir o trabalho humano. Pelo contrário: Um sistema de automação de escritório é o resultado do trabalho conjunto entre máquina (ou tecnologia), desenvolvedores e o profissionais de direito.
  • O objetivo das ferramentas de automação de escritório é: deixar os processos mais simples, ganhar tempo para tarefas que demandam mais esforço mental, aumentar a produtividade, reduzir custos, garantir mais segurança, melhorar a qualidade do serviços e aumentar a qualidade de vida. Ou seja, facilitar a vida dos advogados.
  • Sistemas de automação de escritórios jurídicos afetam (ou afetará) a forma como os advogados e profissionais do direito trabalham, mas as mudanças são positivas.

Sistema de automação de escritório: Coletar dados e informações

Um bom exemplo de automação de tarefas é a leitura e coleta de informações. Pense no tempo que você gasta pesquisando por atualizações de seus processos nos diversos sites de Tribunais e Diários Oficiais? Sabemos que as fontes oficiais não são, por assim dizer, acessíveis, não é mesmo?

E na maioria das vezes, para montar petições ou outros documentos, precisamos pesquisar em sites, documentos disponíveis na internet (PDF ou outros tipos de Docs.), redes sociais e outras fontes de dados. Só de pensar nesse trabalho dá dor de cabeças, mas com um bom sistema de automação, essa busca e coleta de dados fica muito mais fácil.

Sistema de automação de escritório: Produzir e gerar documentos

E já que falamos em produção de documentos – uma tarefa trabalhosa, que demanda muita atenção, tempo e conhecimento –, uma boa ferramenta de automação de escritórios deve ser capaz de montar os mais diversos documentos advocatícios: petições, contratos, procurações, contratos de honorários, teses, e por aí vai.

E como relembramos lá em cima, para que um sistema automatize qualquer tarefa é preciso um esforço coletivo entre, advogado, empresa que desenvolve a tecnologia e a máquina que vai automatizar o processo.

Por exemplo: para que contratos de locação de imóveis sejam gerados automaticamente, é necessário que o advogado crie versões “finais” (ou templates) preenchidos com dados relevantes. Os desenvolvedores vão “ensinar” a máquina (ou bot, ou sistema…), que a partir daí passa a desenvolver os documentos automaticamente.

Essa automação pode beneficiar advogados autônomos, escritórios de grande porte e até mesmo os profissionais que trabalham com contencioso de massa.

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Sistema de automação de escritório: Cadastro de processos com OAB

Se você é um advogado de nicho ou está começando a carreira agora, cadastrar processos manualmente nos sistemas de automação de escritórios pode não demandar muito tempo.

Mas se você é um advogado mais experiente, que gerencia uma carteira de processos grande, cadastrar processos manualmente pode ser uma tarefas estafante.

A maneira mais ágil e produtiva de fazer isso seria o cadastro automático por meio de OAB.

Ou seja: por meio da OAB e a seccional, o sistema busca TODOS os processos abertos referentes a aquele advogado em questão de segundos.

Sistema de automação de escritório: Acompanhamento e organização de processos

Existem também as ferramenta de automação de escritórios de advocacia que buscam diariamente e automaticamente andamentos nos Tribunais e publicações nos Diários Oficiais.

Mas, mais importante que a busca dessas informações (como citamos a cima), é a organização dessas informações.

É de extrema importância que esse programa estruture a informação de forma cronológica, simples e correta.

Mas sabemos que nem todos os serviços que oferecem esse tipo de automação entrega a informação de forma legível, não é mesmo? Na maioria dos casos os recortes vêm bagunçados e com caracteres ilegíveis, fazendo com que você acesse o processo inteiro e perca tempo procurando onde a atualização se encaixa, o que diminui grandemente a eficiência de seu trabalho.

Por isso, pesquise bem antes de contratar um sistema de automação de escritórios que faça acompanhamento de processos. Este serviço deve buscar e organizar as informações coletadas para que você identifique rapidamente situações específicas, tome decisões de forma mais inteligente e compartilhe com seu cliente as informações de forma legível.

Sistema de automação de escritório: Alertas e notificações

Uma tarefa constante nos escritórios de advocacia é a leitura diária de Diários Oficiais e pesquisas nos Tribunais. Nem sempre você encontra a informação que você precisa porque ela não está disponível ou não houve um andamento do processo: distribuição, intimação, sentença, decisão…

Uma das tarefa que a ferramenta de automação de escritório de advocacia pode automatizar é o alerta desses andamentos.

E como esse alerta pode ser feito? Por email, alerta no navegador, redes sociais ou push de aplicativos no celular.

Essa notificação vai te poupar muito esforço diário e te auxiliará na tomada de decisões.

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Automação para qualquer tarefa!

Bom, citamos alguns exemplos de tarefas que você pode automatizar: acompanhamento e organização de processos, coleta de informações, geração de documentos e busca automática de processos.

E ao automatizar essas tarefas você ganha tempo, economiza, aumenta a qualidade de seu serviço e em consequência disso, se torna mais produtivo.

Agora pense em seu dia a dia: o que você faz hoje que pode ser otimizado por um sistema de automação de escritórios? Quanto tempo você gasta fazendo e refazendo essa tarefa?

Cada advogado/escritório ou setor jurídico de empresa tem uma necessidade diferente e ela pode ser mais eficiente com a automação.
No próximo artigo, vamos falar mais detalhadamente sobre a automação de documentos.