Inovação na Advocacia: Porque o ELI é o melhor a assistente de advogado

Inovação na advocacia. Se você acompanhou nossas postagens sobre o tema, percebeu que a automação está presente na advocacia, que a Inteligência Artificial  pode contribuir muito na rotina dos advogados, que existem diferenças entre as duas áreas e, na última postagem, traçamos as diferenças entre robôs (bots) e sistemas jurídicos convencionais. Agora, neste post, vamos mostrar porque o ELI é o melhor assistente de advogado.

Uma recente pesquisa, feita com quase 1.500 advogados, demonstra que os departamentos jurídicos e os escritórios escolhem diferentemente os seus softwares jurídicos. Os escritórios preferem ferramentas que priorizem o acompanhamento de processos e os departamentos jurídicos priorizam os de softwares que fazem gestão da carteira.

As diferenças são importantes, e existe uma especialização e desenvolvimentos destes softwares, que ora anunciam as vantagens de gestão, como por exemplo a BI (Business Intelligence), que cruza dados para obter relevantes informações sobre a globalidade da carteira ou sua setorização, e ora as vantagens da conexão com o Judiciário e a minúcia do acompanhamento de cada processo em particular, como o cálculo de prazos e agenda de tarefas e petições atribuídas a cada advogado da equipe.

O que há nesses sistemas em comum? Aparentemente nada

Pois o foco de sua melhor atividade é exatamente oposta: um deles quer minúcia em relação a cada etapa de cada processo (visão interna), e outro que a visão global dos processos (visão externa).

Mas há, certamente, um ponto em comum: em cada um dos interesses dos usuários, existe sempre um fluxo de trabalho, uma sequência de tarefas, uma rotina que atende ao interesse de cada cliente.

Os softwares que estão no mercado pretendem cobrir todas as rotinas e fluxos possíveis, atuando como assistente de advogado, prevendo-os em um fluxograma único que, sendo extenso, é necessariamente genérico, e, sendo genérico, é necessariamente trabalhoso para chegar ao ajuste daquilo que cada cliente necessita no detalhamento de suas atividades.

Assim, são muitos os cliques e as janelas a serem trabalhadas para a realização de cada uma das rotinas que o escritório e o departamento jurídico necessitam.

Essa longa sequência de tarefas e transferência manual de informação feita por software e assistentes de advogados, deve-se ao fato de que em quase toda atividade humana, e na advocacia em particular, as tarefas são sempre processos, que seguem um fluxo de atos. Recolher informação, avaliar, decidir, oferecer uma resposta à informação recolhida, é basicamente toda a atividade jurídica.

Essa ideia de processos contínuos pode ser cada vez mais dividida em fluxos menores e sub-rotinas, que nós realizamos automaticamente em nossos cérebros, e muitas vezes de forma simultânea.

O que muda no trabalho do software assistente de advogado nas diferentes áreas do Direito?

Na realidade, nós adaptamos esses fluxos para a nossa realidade:

O fluxo de um departamento jurídico de uma imobiliária é diferente do fluxo de uma indústria química, por exemplo, e, por sua vez, ambos são diferentes da maneira como trabalha uma empresa de transporte de carga. Os processos são diversos, as preocupações são particulares, os marcadores de desempenho e de gestão são particulares de cada atividade econômica.

O mesmo se pode afirmar de um escritório que é especializado em ações trabalhistas, em relação a um escritório que lida com direito tributário, e mesmo entre escritórios, por exemplo, de trabalhista voltado par ao reclamante e para o reclamado. Cada uma dessas atividades tem os seus gargalos e os momentos de decisão relevantes (basta examinar, por exemplo, a rotina do depósito recursal, que é relevante na atividade da reclamada, e nem tanto na atividade da reclamante).

Mas os softwares assistentes de advogados que estão no mercado hoje, por serem generalistas e abrangentes, utilizam o modelo denominado “one size fits all”, ou seja:

são desenhados para atender a qualquer fluxo, de qualquer escritório ou departamento jurídico.

Daí resulta que  para cada publicação, é necessária uma longa sequência de tarefas, repetitivas e sempre iguais, com poucas variações e decisões a serem tomadas.

Esses softwares são, portanto, bons registradores de atividades, e armazenadores de informações (ainda que às vezes não permitam trabalhar com elas de maneira eficiente), mas não são bons gerenciadores de fluxo de trabalho, nem realizadores de rotinas.

Daí a vantagem do ELI como assistente de advogado

O que é o ELI?

O ELI não é um software “one size fits all”. Ele é um robô, que nada mais é do que uma máquina virtual que se utiliza de um longo e complexo algoritmo para realizar, automaticamente, uma sequência de atividades, com variações e critérios de decisão.

Ele é, portanto, um gerenciador de fluxo de trabalho.

É o robô, e não o advogado, que vai realizar a sequência de cliques que, nos softwares jurídicos tradicionais, são realizados manualmente, um a um, pelo advogado (ou assistente de advogado) que cumpre a mesma rotina várias e várias vezes por dia.

Somente essa constatação já permite concluir que o ELI traz duas vantagens imediatas:

  1. Tempo
  2. Confiabilidade

As tarefas repetitivas tomam um tempo enorme do dia do advogado, e exigem que sejam feitas — apesar de repetitivas — com a mesma atenção de uma tarefa que é de maior complexidade.

O ELI atuando como assistente de advogado faz essa tarefa repetitiva em uma fração do tempo que o humano faria, e fazem sempre da mesma maneira, nunca erram por falta de atenção.

Humanos cometem erros na repetição de tarefas, o que exige supervisão e checagem da sequência — se não faltou nada no fluxo.

Robôs nunca cometem esse tipo de erro, pois sempre que uma única tarefa não atende àquilo que foi desejado por quem o programou, ele não a realiza: alerta o humano responsável para a desconformidade.

O ELI não substitui o advogado

Muito pelo contrário.

A segunda vantagem do ELI é que ele só faz aquilo que oadvogado programar, ou seja, ele só realiza tarefas que possam ser objeto de repetição, ou de tomadas de decisões sob critérios que são limitados e programados pelo advogado ou gestor.

Isto quer dizer que, naquelas tarefas nas quais as nossas decisões seguem um conjunto de regras de avaliação e de conduta que nós, advogados, fazemos com segurança suficiente para não questionar se as decisões estão corretas, não é necessário que nós façamos as mesmas coisas do mesmo jeito, sempre. O ELI pode fazer.

Vamos dar alguns exemplos de como o ELI trabalha como assistente de advogado:

o ELI pode buscar processos no andamento dos Tribunais, e simplesmente mandá-los para você em um e-mail. Já é muito, não é? Quanto tempo ele economizou do seu tempo, de buscar em todas as páginas do diário oficial e de entrar no sites de cada Tribunal, para os processos de seu escritório?

Mas você pode programar o ELI para fazer ainda mais: ele pode verificar qual é o andamento e colocar estes andamentos na sequências que você costuma fazer (seja em uma planilha do Excel, seja em um programa de gestão de processos, seja no Evernote, em uma pasta do Dropbox, etc…).

Quantos cliques e quantas horas de trabalho ele já economizou?

Mas seria ainda melhor se você pudesse organizar esses andamentos em suas pastas, ou planilhas, por prioridade, ou distribuir essas informações segundo algum critério pré-estabelecido, para as pessoas de sua equipe.

Você sempre pode programar o ELI para apresentar as informações em uma certa ordem predeterminada, que você considere a mais útil, de acordo com suas prioridades. Por exemplo: programar o ELI para atribuir certos prazos a certos advogados, ou atribuir mais tarefas ao advogado que estiver com menos tarefas pendentes.

E, se forem prazos judiciais, que tal se o robô já calculasse e agendasse esses prazos, colocando-os em sua agenda — e conhecendo os dias úteis, feriados, finais de semana?

Economiza tempo de ficar calculando o calendário, e muitos cliques de agendamento.

E você pode programar os alertas: 48 horas antes do final do prazo, por exemplo. E se o prazo não for para você, sempre é possível verificar se o prazo já foi redigido, e o ELI vai alertar se a pessoa cumpriu o prazo no prazo que você estipulou e que lhe permite revisar sem atropelo. Já economiza tempo e há um ganho evidente de confiabilidade e eficiência a desnecessidade de se preocupar com o que o colaborador está fazendo — o ELI faz isso por você.

Esses fluxos de tarefas são intermináveis, pois sempre se pode mapear uma pequena rotina e automatizá-la, bastando que seja útil essa automatização para o escritório. Seu robô pode tornar-se cada vez mais especializado, e cada vez mais minucioso.

Sempre também se pode acrescentar uma nova capacidade ao ELI

Imagine incrementar o trabalho de recolher as publicações, com a identificação do que elas contêm: por exemplo, em ações repetitivas, você pode agregar petições com conteúdo pré-formatado: quesitos, indicação de assistente técnico e outras mais. É mais tempo economizado.

Mas lembre-se:

O ELI somente faz aquilo que você ensina a fazer — inclusive aprender com a própria rotina. Logo, o ELI não substitui o advogado, mas apenas faz aquilo que ele pode terceirizar — aquilo que ele pode instruir a fazer do mesmo modo e sem supervisão imediata.

Por isso, o ELI é o melhor assistente de advogado, pois ele  mimetiza — imita — a rotina real do advogado, conforme suas necessidades específicas, no seu escritório verdadeiro. Não é o escritório que se adapta ao software, mas o ELI que se adapta ao escritório.

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